秘書の皆様こんにちは！セクレタリーズの手塚です。

秘書として働いていると、先輩や後輩の秘書さんだけでなく、他部署の上司や取引先の方とやり取りする場面が多くあると思います。

伝えにくいことも丁寧な言い回しで伝えなければいけないシーンがありますよね。

そこで今回は、日々意識高く働いてらっしゃる皆様に向けて、「ワンランク上の表現集」として明日から使える言い回しをご紹介します！

秘書業務の様々なシーンごとに解説しますので、ぜひイメージしてみてくださいね。

ケース①ご好意を受けたとき

社内外問わず、お相手からご好意を受けたり親切にしていただいた際、感謝の気持ちをスマートに伝えられたら良いですよね。

そんな時は

ご配慮痛み入ります / ありがたく存じます

というフレーズが使えます！日常生活ではあまり馴染みがない言い回しかと思いますが、特にフォーマルな場面で自然に使いこなすことができると良いですね。
まずは「ご配慮いただき、心より感謝申し上げます」というように自分の言葉でお伝えすることから始めてみましょう。

ケース②褒められたとき

日頃から活躍なさっている秘書さんは、取引先や同僚から「さすがですね」などとほめていただく機会も多いのではないでしょうか？

そんな時、「いえいえ、そんなことないです」と謙遜するのも良いですが、せっかくの機会なので

○○さんにご指導いただいたおかげです / 〇〇さんのご協力の賜物です

と、よりポジティブに、相手に感謝を伝えるニュアンスを込めることもおすすめです。

ケース③提案や営業をお断りするとき

秘書の皆様は上司に代わって、取引先からの提案や営業にお断りの連絡をすることもあるかもしれません。「結構です」というようなストレートな表現は、必要以上に強い否定のニュアンスで受け取られる可能性があるため避けておきたいところです。

そんな時は、

今回はご遠慮申し上げます / 今回は見送らせていただきます。

などのように言い換えるのがオススメです。

文頭に「ありがたいお誘いではございますが」、「ご提案は魅力的ですが」などの表現を付け加えるとより柔らかい印象になり、お相手との良好な関係維持につながるかと思います。

ケース④禁止を伝えたい時

秘書の方は、関係者とのやり取りにおいて本来はお断りするべきシーンでも、「今回は特別です」と柔軟な対応をしてあげた経験があるかもしれません。

気持ちとしては「今後は対応できません」とお伝えしたいところですが、これだと少々表現が強くなってしまいますよね。
そんなときは、

今回限りでお願いします

と言い換えるのはいかがでしょうか。印象が柔らかくなり、お相手にも次回以降の禁止のニュアンスを伝えることができます。

ケース⑤上司からの質問に答えられないとき

上司から質問され、それに対する十分な答えを用意できていなかった場合、皆様は何とお返事をされますか？

「想定外でした」と素直に言ってしまいそうなシーンですが、ここは

そこまで考えが及んでおりませんでした。

というフレーズを使うこともおすすめです。自らの未熟さを認めるニュアンスをお伝えすることができるので、「次回から気をつけてまいります」という一言を添えながら使用できると良いですね。

ケース⑥伝えづらいことを伝えるとき

秘書として働いていると上司に意見を求められる場面も多くあるかと思います。

そんな時、いつも肯定するだけでは意見がない人と思われてしまったり、実際「うーん、よくないのでは」と思う場面もありませんか？

そんな時は

差し出がましいこととは存じますが〜/恐縮ながら〜

という言い回しを使うと、言いにくいことも角を立てずに伝えることができるのでおすすめです。
例えば、「差し出がましいこととは存じますが、こちらの資料を使った方が分かりやすいのではないでしょうか？」「恐縮ながら、一つ提案させていただきます」などが典型的ですね。

いかがでしたか？

言いづらいことをダイレクトに伝えると、どうしても角が立ってしまったり、何気ない表現が相手を傷つけたりしてしまうものですよね。

そういった時こそ格上げフレーズを使いこなして、より素敵な言い回しでコミュニケーションを図っていきたいものです。

今回も最後までお読みいただき、ありがとうございます。
秘書の皆さんのお仕事は、ビジネスの中で欠かせない存在です。
これからも素晴らしいサポートを続けてください。

それでは秘書の皆さん、お疲れ様です！