秘書の皆様こんにちは！セクレタリーズの手塚です。

秘書としてお仕事をしていると「急に上司の予定が変わってしまった」「上司が乗った飛行機が遅延してお客様との約束の時間に間に合いそうにない」など、イレギュラーな出来事や誤解が生じて、関係者にお詫びをしなければならなくなる場面はありませんか？

そんな時、秘書からの謝罪は会社として誠意を伝える重要な役割を担いますよね。

しかし、謝罪というのはどうしても気が重たくなるもの。

迷惑をかけてしまった相手にできる限り素早く対応ができるよう、今回は正しいお詫びや謝罪の方法をまとめました。

いざという時に慌てないよう、知識としてストックしておいても良いかもしれません。

ぜひ最後までチェックしてみてください。

上司の代理での謝罪。その流れとポイントは？

秘書として関係者にお詫びをする場合、事情があって出席できない上司の代理として謝罪するという場合もあるかと思います。

そんな時は、まず誠意を持って落ち着いて対応することが大切です。

1. お詫びの言葉

2. 状況の説明

3. これからの対応

この３点をを先方にお伝えできるよう、状況を適切に把握して行動しましょう。

私が実際に経験したことのある謝罪の場面は、当時の上司が取引先のセミナーで講演する朝に倒れてしまい、救急車で運ばれてしまったという大事件です。

幸い命に別状はなかったのですが、講演を実施できる容体ではありませんでした。

当時の私はもちろん驚きと心配で心が痛くなりましたが、上司の緊急事態に「私がしっかりしなきゃ」と感じ、この事態に適切に対応しようと感じたのを覚えています。

具体的にはまず状況の把握、代替案を考えて他の上司に相談、その後、先方に連絡をしてお電話で丁寧に状況の説明と謝罪を行いました。

幸い代理の上司が出席するということで講演会を開くことができたのですが、この出来事は強く印象に残っています。

不測の事態で何よりも大切なことは、落ち着いて行動し、誠意を持って相手にお伝えすることです。

その気持ちは絶対に伝わるはずなので、皆様も心に留めておいてくださいね。

「お詫びの手土産」を用意する場面

秘書としてお仕事をしていると、自らが謝罪する場面だけでなく、上司が謝罪する際のお詫の手土産を手配することもあるかと思います。

そんな時にも注意したいポイントがいくつかあるので、ご紹介します！

ケース①カジュアルなお詫びのシーン

取引先の企業に誘われたゴルフに上司が参加できなくなってしまったというような場合、後日改めてゴルフや会食の予定を組むことができた際には、「前回のお詫び」として手土産をお渡しすることが考えられますね。

お詫びのシーンでは、高級品や贅沢なものよりも、誠実さや謙虚さが伝わるような硬派な品物をご用意したいもの。

歴史ある和菓子メーカーのお菓子のような、落ち着いた印象の品を選んでいました。

また、このような比較的カジュアルなお詫びの手土産では、ネガティブな気持ちを引きずらないようにという意味から、あえて賞味期限の短いものを選ぶのが良いという考え方もあるそうです。

カステラやどら焼きのような、日持ち5日間程度のお菓子はおすすめです。

また、マドレーヌなどの気軽に口にできる上品な洋菓子も良いですが、パッケージがカジュアルすぎないものを選ぶことに注意しましょう。

ケース②取引先を訪問してお詫びするような場合の手土産

重大なミスが発覚した、納品日に間に合わなくなってしまった、など上司が取引先に赴いて謝罪をすることも時には考えられます。その際のお詫びの手土産を手配するのも秘書の仕事。

心からの誠意が伝わるような品物を選びたいですね。

謝罪の菓子折り選びのポイントとしては、「重みがあること」に着目することをおすすめします。

一般的に、謝罪の菓子折りにはずっしり重さがあるゼリーや羊羹のようなお菓子が向いているとされています。最近ではずっしりとしたバームクーヘンなども改まったシーンで送られるようです。

伝統・格式・重量感を感じさせるお菓子は、「事の重さをしっかりと受け止めています」という真摯な印象につながります。

ぜひポイントとして覚えておいてください！

最後に

ミスや問題が生じてしまった際は、秘書としての対応やお詫びの手土産を通じて、会社や上司の信頼回復に大きく関わることとなります。

繰り返しにはなりますが、誠意を持って丁寧に対応すればきっとお相手にも伝わります。

最大限の配慮や心遣いで、ピンチを乗り越えていきましょう。

今回も最後までお読みいただき、ありがとうございます。

それでは秘書の皆さん、明日からも頑張りましょう！