秘書の皆様こんにちは。

セクレタリーズアドバイザーの渡邉華織です。

今回は「秘書ならではの気遣い」ということで、私が実際に行っていた明日から使えるアイデアをご紹介します。

どれも難しいものではないですが、ボスから「ありがとう」「これよかったよ」とコメントをいただいたものですので、皆さんも業務の中に取り入れて活用していただけると嬉しいです。

情報収集はあえて「ボスが普段目にしないもの」を。

秘書としてお仕事をしていると、新聞やビジネス書を読むのは習慣付いている方も多いかと思います。

ボスと日々コミュニケーションを取るにはある程度専門的な知識も必要ですよね。

もちろんそのような分野のインプットも大事なのですが、ここでプラスしていただきたいのが「秘書ならではの目線」です。

ボスにとって「プラスの存在になる」ために、あえてボスが詳しくなさそうな分野を深掘りしてみてはいかがでしょうか。

例えば流行っている美容の話題や、映画やドラマ、アニメ、アートなどでも構いません。

秘書ならではのトレンド情報を、ふとした瞬間に提供できるよう情報収集をしていました。

一見社長には必要でないと思える話題に見えても、新商品の開発や新規事業のヒントになる可能性や、会食や家族との会話で役立つことがあります。

例えば、ボスが出張に行かれる際にスケジュールや宿泊ホテル、移動導線などをまとめた「旅程表」をお渡しすることも多いと思うのですが、私は旅程表の最後に「ご興味があればお目通しください」とコメントを添えて、トレンドの映画や美容、話題になっている飲食店などの情報を雑誌の切り抜きなどを集めてまとめていました。

電波が通じない飛行機での移動時などの少し空いた時間に、ボスが普段目にしない情報を伝えることで、ボスにとって仕事以外の話題の引き出しが増えれば良いなという意図です。

もちろんボスとの関係性にもよりますが、一つ一つのお仕事に正解がない秘書だからこそ、

「ボスにとってプラスとなる情報を伝えよう」という目線を持っておくことをおすすめします。

出張手配時以外にも例えば、会議が続いて自席に戻って来られないボスを気遣って、机の上にそっと甘いものを置く...なんて場合にも「流行りのお菓子です。雑誌〇〇でも紹介されていました」などメモを置いておくことで、さりげなくトレンドを伝えることができます。

ぜひ皆様らしくアレンジして、ボスを気遣ってみてください。

スケジュール調整は「優先順位」を考えて

若手の秘書さんとお話ししていると「ボスのスケジュール調整が苦手で…」という声を聞くことがあります。

確かに慣れないうちは苦手意識を持ってしまうかもしれませんが、押さえて欲しいポイントは「優先順位」です。

「どうやって優先順位を測るの？」と思われるかもしれませんが、秘書として日々業務をしていると決済書や稟議書が回ってくることも多いと思います。

それらに目を通す中で、ボスが何を重要視しているか、つまり優先順位が見えてくるはずです。

それを推し量ることができれば、自ずとスケジュール調整はパズルではなく「優先順位をつける作業」となります。

日々のコミュニケーションもスムーズになると思いますので、「上司にとっての優先順位」を常に探りながらお仕事をすることをおすすめします！

繰り返しにはなりますが「秘書の仕事には正解がない」もの。

それ故に大変なこともありますが、正解がないからこそ、秘書ができることは無限にあります。

これから秘書のあるべき姿はどんどん変わっていきますので、「こうあるべき」にとらわれることなく、「思い」を大切にして日々の業務を行っていただきたく思います。

これからも一緒に頑張っていきましょう。