秘書のみなさん、こんにちは！セクレタリーズの手塚です。

秘書のお仕事の中でも特に気を使う業務の一つである接待や会食の手配。

最近はコロナの影響も徐々に薄まり、以前のように会食の機会も増えてきたのではないでしょうか。

どこがいいだろう...と悩んでいるとあっという間に時間が経ってしまったり、予約しようと思った会場が既に埋まってしまっていた、なんてこともあるかと思います。

そこで本日は、接待・会食の手配について、ポイントをご紹介します。

皆様の会食手配の参考になれば幸いです！！

事前に上司に確認しておくポイント

接待や会食の手配をお願いされたら、まずは上司の過去のスケジュールを検索してみましょう。

過去にどのようなお店を訪れているか、お店のエリアやジャンル、ランク、雰囲気などをリサーチできるのでおすすめです。行きつけやお気に入りのお店がある方も多いのではと思います。

一通り自分でできる予習をしてから、上司に詳細の確認をしましょう。

以下の項目を確認しておくと良いでしょう。

・お店のジャンル

・お店のエリア

・開始時間

・年代や性別

・予算

・アレルギーや苦手な食物の有無

そのほかにも、お身体に気をつけている方でしたら塩分や糖質の制限を確認したり、お酒やおタバコについて伺っておくのもgood。日々の何気ない会話から話を広げて、会食のお相手の情報を聞き出してみましょう。

準備が整ったらいよいよ当日！

お店や時間が決まったらその後はいよいよ当日です。当日の会をスムーズに進めるためにも以下の項目は準備して必要であれば上司に確認しておきましょう。

・先方への連絡

・タクシーチケットの有無

・手土産の有無

・上司の移動手段の確認（車の手配の有無）

・社内からの同行者の確認

先方への連絡は、メールなどで済ませるのか、招待状を郵送でお送りするのかも確認しておきたいところです。場所によっては会場までの経路案内や地図を添えた方がよい場合もありますね。

また、タクシーチケットが必要であれば、小さな封筒にお渡しするチケットを人数分用意しておきましょう。そしてお店側にも、帰りのタクシーを手配してもらえるようにお願いしておくとスムーズです。

ご案内や行き帰りのことなど、お客様側の秘書様と連携が必要になることもありますよね。

お店との関係性や状況によってケースバイケースではありますが、大切なのは、相手の立場に立ったおもてなしの心です。気苦労の多い会食や接待の場ですが、そんなときこそ腕の見せ所。上司や参加者様に喜んでいただけるように工夫しましょう。

【デキる秘書への+α】会食の意図を汲み取る

上司にとって会食や接待はビジネスの延長であり、プレゼンの場でもあります。

上司がそこで何を目的とし、どのような展開を望んでいるのかということを想像して臨むと、それに応じた対応が取りやすくなります。

例えば、会社間の合併など、絶対に知られてはならないような重要な会合の場合と、日頃の感謝を伝える年末の忘年会などではお店の雰囲気も、会食の場の展開も大きく異なりますよね。

ご参加者のストレスにならない会場選びで、スムーズに進行できることをお祈りしております。

以上が接待・会食手配のポイントとなります。

お客様に喜んでいただけるおもてなしができるよう準備してみてはいかがでしょうか。

おすすめのお店は今後紹介していきますね。一緒に気遣いのできるワンランク上の秘書を目指しましょう！