秘書のみなさん、こんにちは！セクレタリーズの手塚です。

季節柄、お歳暮を受け取ったり会食の際に手土産を受け取ったりする機会も多くなりますよね。

上司から「お礼を伝えておいて」「御礼状出しておいてね」と指示を受けるシーンがあると思います。

そんな時必要なのが「お礼状」です。

慣れていないと、書き方やかしこまった文章で使うフレーズのチョイスに苦労されることもあるかと思います。

ということで今回はお礼状を書くときのポイントをご紹介します！！

まずは確認！お礼状を出すタイミング

御礼状として感謝の気持ちをお伝えするのは、会食などでお世話になったときや、お中元やお歳暮など季節のご挨拶や贈り物を頂いたとき、またこちらの相談のために時間を頂いたときや、会社の移転や新規開設でお祝いを頂いた時などです。

会食の場合はお会いした翌日、贈り物を受け取った際は、なるべく早く出すのがポイントです。

贈り物については「届きました」と報告も兼ねています。

目安としては届いて3日以内を意識しましょう！

お礼状の目的は何よりも「お相手に御礼の気持ちを伝えること」。

「今さら？」というタイミングで慌ててお送りすることがないよう、日頃からスムーズにお出しできるよう準備しておくとよいですね！

お礼状は便箋や筆にも気を配るべし！

会社によっては決まった便箋やレターヘッドを使用する必要があるかもしれませんが、もし自由に選べるのであれば、相手を気遣った便箋をチョイスしましょう。

シンプルな和紙の便箋は上品な印象を持っていただけますし、季節の絵柄の入った便箋や、海外のお客様には日本が感じられるような便箋などを選ぶことで、受け取るお相手への感謝の気持ちをより伝えることができます。

日頃から老舗の文具店などを覗いてみても良いかもしれません。

私もデスクの中に数種類の便せんや封筒を常備していました。

また、毛筆や万年筆は扱いが難しいかもしれませんが、日頃から学んでおくとこのような場面で役に立ちます。「この便箋にはこの筆で書くと綺麗に見える」など、あらかじめ確認しておくと良いですね。

そしてやはり美しい文字のお手紙は目に留まるもの。

最近は本屋さんで美文字練習帳なども売っていますので、日頃から練習しておくこともおすすめです！！

準備が整ったら実際に文章を考えましょう！

お礼状を書くときはやはりスピードが命。

スムーズに対応できるよう、日頃から大枠のテンプレートをいくつか用意しておくことをお勧めします。

もちろん、定型文のようになってしまうのはNGですが、書き出しや結びの部分など準備できる部分はストックしておき、お礼の内容に合わせて変えていくと良いでしょう。

例えば

・会食の御礼バージョン
・贈答品の御礼バージョン
・アポイントメントの御礼バージョン

など、シーンに合わせて分けておくと便利です。

また、会食での会話で印象に残ったこと、贈り物を受け取ってどう感じたかは直接上司に伺って書くのが良いかと思います。

上司とのコミュニケーションの中で、雑談のタイミングなどうまく利用して、お気持ちを確認してみましょう！

ここで例文をご紹介！

さてここで、実際に文例を紹介します。

文章を作成する際は、お相手の読みやすさや見た目の美しさを考慮して、文節の途中で改行にならないよう、場面に応じて工夫が必要です。

慣れるまでは苦労しますが、丁寧に作成しましょう。

会食のお礼（取引先の社長へ）

謹啓　

寒さなお厳しき折、貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、心から御礼申し上げます。

先日は貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。□□社長、□□部長をはじめ皆さまが温かく迎えてくださり、親切なご対応をいただきましたことに感激いたしました。
更に、夕食には美しい夜景の見えるお店で、おもてなしまでいただき、深謝しております。
旬の食材を使ったお料理が格別に美味しく、すっかりファンになってしまいました。

　□□社長とお話させていただきたいことが積もっておりましたので、このような機会をいただくことができ、大変有意義でございました。貴社への理解をより一層深めることができましたので、これからの仕事に活かしてまいります。

今後とも何とぞご厚誼のほどよろしくお願い申し上げます。
またお目にかかれますことを楽しみにいたしております。

　末筆ながら、貴社のますますのご発展を申し上げ、お礼とさせていただきます。　

謹白

いかがでしたか？？

以上がお礼状を書くときのポイントとなります。

お礼状を受け取ったお相手に喜んでいただけるよう、準備してみてはいかがでしょうか。

一緒に気遣いのできるワンランク上の秘書を目指しましょう！

それでは次回の記事もお楽しみに！